A sikertelenség azonban legtöbbször nem magában a kommunikációs folyamatban rejlik, hanem az azt megelőző lépésekben.  

Ha az emberek a saját bőrükön nem érzik a változtatás szükségességét, akkor „nem hallják meg” az új jövőképről szóló kommunikációt.

Ha a változást irányító csapat nem kompetens és elkötelezett, akkor vagy nem tudnak megfelelően kommunikálni, vagy hiteltelenek.

Ha a változás jövőképe nem a kialakult helyzetnek megfelelően visz pozitív irányba, akkor azt nem is lehet megfelelően kommunikálni (a jelenleginél rosszabbat senki nem akar).

A változás jövőképét tényszerűen és emocionálisan az érzelmekre hatva is el kell adni az embereknek a kommunikáció során annak érdekében, hogy minél jobban tudjanak azonosulni vele a végrehajtás alkalmával. A racionális érvelés mindig egyszerűbb, hiszen a jelen állapot negatívumait vagy a jövőbeli állapot előnyeit tényekkel, számadatokkal alá lehet támasztani. Az érzelmi meggyőzés már sokkal nehezebb feladat: régi szokásokat kell elhagyni és új módszereket, ismereteket esetleg viselkedéseket megtanulni a változtatás érdekében. Sokszor találkozunk azzal a gyakorlattal, hogy az érzelmi meggyőzés elmarad, és a vezetők – akik már hetek óta foglalkoznak ezekkel az elképzelésekkel – azt várják el az emberektől, hogy azonnal értsék meg és fogadják el a változtatási törekvések minden lépését, mondván, hogy a beosztottnak nem kell mindent értenie. Így a kommunikáció csupán tényközlésből áll és az indoklás és magyarázat, ami könnyítené a megértést elmarad. Ez a módszer legtöbbször ellenállást vált ki a dolgozókból a változással szemben, hiszen úgy érzik, hogy akaratukon kívül rájuk erőltetnek valamit, aminek nem is értik az okát.

A változással elérendő jövőkép eredményes kommunikációját segíti, ha:

• Az üzenet egyszerű, a munkavállalók számára érthető, idegenszavaktól és szakzsargontól mentes. Az érthetetlen szakszöveg gyanakvást szül és a kirekesztettség érzetét kelti a dolgozókban.
• Többféle kommunikációs csatornát alkalmazunk. A szervezet informális kommunikációs csatornái nagyon fontosak, az ezeken keresztül érkező üzenetek hitelesek a dolgozók szemében.
• Az üzenetet többször ismételjük. A változási jövőkép kommunikálása ne csak a marketing osztály projektje legyen, hanem olyan üzenet, amelyet minden vezető minden lehetséges fórumon és kontextusban elmond.
• A vezetőség magatartása is a változási jövőképet „kommunikálja” minden szinten. Ezt tekintjük személyes példamutatással való vezetésnek. A változás célkitűzéseinek ellentmondó vezetői magatartás ellehetetleníti a változási törekvést.
• A változási jövőkép kommunikálása kétirányú folyamat; a dolgozóknak van lehetőségük a visszacsatolásra. Ezzel egyrészt megfogalmazhatják ötleteiket, javaslataikat, kételyeiket, félelmeiket, a vezetés pedig tud ezekre reagálni. Másrészt kontrollt is jelent: vajon jók-e az elképzelések, kell-e változtatni rajtuk.

Ne bízza a véletlenre! Bízza ránk, hogy megtervezzük, s megkönnyítsük Önnek a folyamat lemenedzselését! Keressen bennünket, segítünk!